Jij gaat binnenkort beginnen met jouw nieuwe baan als callcenter medewerker / klantenservice medewerker (of soortgelijk) en één van jouw taken wordt het bellen van (belangrijke) contactpersonen. Een ding: jij vindt het nog spannend om te bellen… Krijg jij al zweethandjes als jij al denkt aan het voeren van een telefoongesprek? Dit is natuurlijk nergens voor nodig! In deze blog geef ik, Melissa (tekstschrijver), je een aantal handige tips om over jouw telefoonangst te komen. Zo kan jij vol goede moed beginnen aan jouw nieuwe baan!
Waarom ben je bang om een telefoongesprek te voeren?
Ik als millenial vond het voorheen ook altijd erg spannend om een telefoongesprek te voeren. Maar ik wilde er wel iets aan veranderen. Daarom ben ik ooit begonnen als recruiter en ging ik bellen naar mensen met de vraag of zij nog op zoek waren naar werk. De eerste gesprekken waren wel even wennen, maar na een verloop van tijd was een ding zeker: ik was over mijn telefoonangst heen. Wist jij dat 40% van de mensen tussen de 18 en 30 jaar belangst heeft?
Waarom ik bang was om een telefoongesprek te voeren? Ik had het idee dat ik zou stotteren, niet uit mijn woorden zou komen of de verkeerde dingen zou zeggen. Allemaal loze angst, want als je een beetje weet wat je wil zeggen komt het helemaal goed. Mijn vraag aan jou: waarom ben jij bang om te bellen? Schrijf het eens op voor jezelf. Bij wat voor soort telefoongesprekken voel jij angst? Is het bij gesprekken waarvan ‘iets afhangt’, bijvoorbeeld met een potentiële klant? Of is het omdat jij nog niet zoveel afweet van een onderwerp?
Stel een gespreksplan op
Een goede voorbereiding is het halve werk! Wanneer jij een gespreksplan opstelt heb jij al meer grip op de situatie en weet je wat je wil gaan zeggen tijdens een telefoongesprek. Begin met hoe jij het gesprek wil openen en daarna puntsgewijs wat jij wil bespreken. Dan is de kans klein dat jij door je stress dingen per ongeluk gaat zeggen. Maak ook een lijstje met mogelijke vragen die jij hebt voor het telefoongesprek. Is er een ongemakkelijke stilte? Dan kan jij een vraag stellen die jij hebt opgeschreven.
Oefen het telefoongesprek
Veel oefenen werkt! Hoe vaker je een telefoongesprek voert, hoe minder eng en ‘normaler’ het wordt. Begin met oefenen voor jezelf, daarna voor een vriend(in) en daarna kan jij aan het echte werk beginnen! Hieronder vind jij een korte opzet van een telefoongesprek.
- Begroeting: goedemorgen-middag-avond, je/u spreekt met [naam]
- Inhoud: ik bel naar aanleiding van… / ik heb een vraag over … \ ik was benieuwd of…
- Werk vervolgens je punten een voor een af, maar wel op een rustige en duidelijke manier. Het is zonde als jij binnen 1 minuut alle punten al hebt opgesomd.
- Vervolgstappen: wie gaat wat naar aanleiding van het telefoongesprek doen. Wordt er gemaild, gebeld?
- Afsluiting: samenvatten en bedank natuurlijk diegene voor zijn of haar tijd.
En zo simpel is het eigenlijk! Als jij dit een aantal keer voor jezelf oefent en voor een vriend(in) dan voel jij je al een stuk meer ontspannen.
Het echte werk: voer dat telefoongesprek
Nu jij een aantal keer het telefoongesprek geoefend hebt is het tijd om aan de slag te gaan. Zit jij nog met zweethandjes met de hoorn in je handen? Stel je het toch nog maar even uit? Besef dat het voor de persoon aan de andere kant heel normaal is om gebeld te worden en jou geen kwaad wil doen. En ga zeker niet zitten wachten met de telefoon in je handen, want dan maak je het alleen maar spannender voor jezelf. Neem een diepe ademhaling, zeg tegen jezelf: ik kan dit! en bel de betreffende persoon.
Het eerste telefoongesprek loopt echt niet perfect en dat is ook helemaal niet erg. Door vaak te bellen en te oefenen word jij er een echte pro in! En dan vind jij het ook helemaal niet meer eng.
Online trainingen via de WerkTalent academy
Ben jij na verloop van tijd een echte expert in het voeren van een telefoongesprek? Via onze WerkTalent Academy hebben wij een aantal trainingen en cursussen die jou nog verder op weg helpen! Wat dacht je van ‘omgaan met telefonische klachten’, ‘telefonisch verkopen’ of ‘gesprekstechnieken: het nut van open vragen stellen.
En dat is nog maar een kleine greep aan de online trainingen en cursussen die jij kunt volgen. Neem voor meer informatie contact op met de afdeling Learning & Development via leren@werktalent.com.
